Gestionar alquileres en Excel: cuándo deja de valer y cómo migrar

Gestionar alquileres en Excel funciona muy bien… hasta que deja de hacerlo. Con una o dos unidades, una hoja de cálculo es suficiente. Con varios inquilinos, vencimientos distintos, IVA en los garajes y la declaración de la renta esperando en abril, cada mes se convierte en un rato de picar celdas y rezar para no equivocarte. Aquí tienes dónde está el límite y cómo cruzarlo sin perder tus datos.

 

Dónde funciona Excel y dónde empieza a fallar

Excel es imbatible en flexibilidad: cada propietario tiene su hoja a medida y la entiende perfectamente. El problema no es la herramienta sino lo que no hace por ti: no avisa de un impago, no genera facturas válidas, no aplica el IPC o el IRAV en la fecha correcta y no separa los gastos por inmueble para la renta. Todo eso depende de tu memoria.

Los 5 errores más comunes al gestionar alquileres en Excel

• Cobros sin conciliar: la celda dice «pagado» pero nadie lo comprobó contra el banco.
• Actualizaciones de renta olvidadas: el contrato permitía subir con el IPC y pasó la fecha. Dinero perdido cada mes (guía de la actualización con IPC e IRAV).
• Facturas hechas en Word sin numeración correlativa: la numeración correlativa ya es obligatoria hoy por el Reglamento de facturación. Y si además usas la hoja para llevar los libros registro (por ejemplo, con macros), contará como sistema de facturación cuando Verifactu sea obligatorio (fecha legal hoy: 2027; Hacienda ha anunciado el retraso a octubre de 2028). Los requisitos oficiales están en la página de la AEAT sobre sistemas de facturación y Verifactu.
• Gastos mezclados entre inmuebles: en la renta acabas deduciendo de menos (o de más, que es peor).
• Un único fichero sin copia, sin histórico y que solo entiende quien lo hizo.

Cuándo cambiar de Excel a un software

La señal no es el número de inmuebles sino el tiempo y los sustos: si dedicas más de una hora al mes a la hoja, si has olvidado alguna subida de renta, o si en abril tardas más de una tarde en preparar los números de la declaración, ya te compensa cambiar. Con garajes o trasteros alquilados por separado (con su IVA trimestral), el umbral llega antes. Sobre qué mirar al elegir herramienta: comparativa honesta de software de gestión de alquileres.

Cómo migrar sin perder datos (dos caminos)

Camino 1, tú mismo: exporta tu hoja, da de alta propiedades y unidades, luego inquilinos y contratos vigentes, y por último los cobros del año en curso. Una tarde de trabajo para una cartera media. En Zalach puedes empezar gratis con hasta 3 unidades, así que puedes probar el circuito completo antes de decidir.

Si no quieres dar de alta todo a mano, en el plan Pro puedes subir tu Excel o CSV con la plantilla de Zalach y crear de una vez propiedades, unidades, inquilinos y contratos.

Camino 2, lo hacemos nosotros: con el servicio de puesta en marcha nos mandas tu Excel (o fotos de los contratos) y en 5 días laborables te entregamos tu cuenta funcionando: propiedades, contratos, cobros del año y facturación configurada, con una sesión de formación incluida. Desde 99 EUR, pago único.

Preguntas frecuentes

¿Pierdo el histórico de años anteriores al migrar?

No hace falta migrar diez años de histórico: lo habitual es cargar el año en curso y conservar el Excel antiguo como archivo. Para la renta solo necesitas el ejercicio actual.

¿Y si mi Excel está hecho un desastre?

Es lo normal, y es justo el caso del servicio de puesta en marcha: interpretamos lo que haya (celdas de colores incluidas) y lo convertimos en datos ordenados.

¿Excel no me vale para Verifactu?

Depende de cómo lo uses. Según la AEAT, Word o Excel usados solo para redactar, imprimir y guardar facturas no son un sistema de facturación. Si además la hoja lleva tus libros registro o tu contabilidad (por ejemplo, con macros), sí lo es, y una hoja de cálculo no genera los registros encadenados que exige el reglamento. Y si facturas a empresas, cuando llegue la factura electrónica obligatoria (octubre de 2027 u octubre de 2028, según tamaño) esas facturas no podrán ser un Word ni un PDF.

¿Quieres dejar el Excel este mes? Pide la puesta en marcha (desde 99 EUR, pago único) o empieza gratis por tu cuenta.

Actualizado el 7 de octubre de 2026: Verifactu y uso de Excel o Word.