Software certificado Verifactu: qué significa y qué exigir antes de elegir uno

A medida que se acerca la fecha límite de Verifactu, es habitual encontrar software que se anuncia como «compatible» o «preparado» sin que quede claro qué significa exactamente eso. El Reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación es el Real Decreto 1007/2023, y es ese texto el que marca qué debe cumplir un software certificado Verifactu para alquileres, no la publicidad de cada proveedor. Esta es la checklist de lo que debería cumplir un sistema de facturación de alquileres para considerarse conforme.

¿Qué significa «certificado» en Verifactu?
La normativa no exige que el software obtenga una homologación previa de la Agencia Tributaria ni una certificación de un tercero. Es el propio productor del sistema quien certifica su cumplimiento mediante una declaración responsable, que debe corresponder a la versión del software utilizada y estar accesible para el usuario. Por eso, antes de contratar un sistema, además de comprobar sus funcionalidades, conviene consultar esa declaración responsable.

Qué debe cumplir un software certificado Verifactu para alquileres

No basta con que el proveedor diga «somos Verifactu». Un sistema conforme tiene que generar registros de facturación encadenados, incluir un código QR verificable, soportar el envío a la Agencia Tributaria en la modalidad que corresponda y garantizar la trazabilidad de todo el histórico. Repasamos cada punto por separado porque es habitual que un proveedor cumpla unos y falle en otros.

1. Encadenado de registros con hash

Cada factura debe generar un registro de facturación encadenado con el registro inmediatamente anterior mediante su huella o hash. De esta forma, el sistema permite detectar alteraciones o saltos en la secuencia de registros. Pregunta explícitamente si el proveedor implementa este encadenado, y no solo un ID secuencial (que no es lo mismo).

2. Código QR verificable en cada factura

El PDF de la factura debe incluir un código QR que permita verificar los datos básicos del documento. Compruébalo generando una factura de prueba: el QR debe aparecer siempre, no solo cuando se activa una opción concreta.

3. Modalidad de envío a la Agencia Tributaria

Existen distintas modalidades según el reglamento (por ejemplo, envío en tiempo real de cada registro, conocido como Veri*Factu, frente a otras modalidades sin envío inmediato). Pregunta qué modalidad soporta el software y si hace seguimiento del estado que reporta la Agencia Tributaria (aceptada, rechazada, con incidencias) de forma automática o si tienes que comprobarlo manualmente.
Además de los requisitos normativos, hay aspectos prácticos que conviene revisar si gestionas alquileres, como la gestión de varias entidades y la continuidad del histórico.

4. Multi-entidad, si gestionas varias sociedades

Si facturas desde varias sociedades o como persona física y sociedad a la vez, comprueba que el sistema mantiene el encadenado y la numeración por separado para cada entidad, sin mezclar registros entre ellas.

5. Continuidad y trazabilidad histórica

Verifactu no es una casilla que se marca una vez: es un sistema que debe mantener la integridad de todas las facturas emitidas mientras dure la obligación de conservación. Pregunta cómo se garantiza la continuidad del histórico si cambias de plan o si el proveedor deja de operar.

Plazos: cuándo debe estar adaptado tu sistema de facturación

Lo que debe estar adaptado a la normativa es el sistema informático de facturación, antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios afectados (autónomos y demás). VERI*FACTU es una modalidad válida de cumplimiento, pero no la única: la otra es NO VERI*FACTU. Estas fechas se retrasaron un año respecto a las inicialmente previstas para 2026; la propia Agencia Tributaria explica el motivo y el alcance de la prórroga en su nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció la previsión de aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes; es un anuncio todavía pendiente de aprobarse mediante la modificación normativa correspondiente, así que, hasta entonces, los plazos legalmente vigentes son los de 2027. Que la fecha pueda moverse no es motivo para esperar al último trimestre: cuanto antes pruebes el sistema con datos reales, antes detectas si el proveedor cumple lo que exige la normativa y los criterios prácticos que te importan. Y conviene saber qué multas prevé la normativa por usar software no conforme.

Un ejemplo práctico

Imagina que gestionas el alquiler de tres locales a través de una SL y, además, alquilas dos viviendas como persona física. Un software certificado Verifactu para alquileres adecuado debería generar el registro de facturación y el QR en las cinco facturas aunque tengan series distintas y, si trabajas con la modalidad VERI*FACTU, permitirte comprobar en un mismo sitio si la Agencia Tributaria ha aceptado o rechazado cada registro enviado. Además, como emites desde dos titulares distintos (la SL y tú como persona física), cada uno es un obligado tributario independiente: sus facturas deben llevar su propia numeración correlativa (art. 6.1.a del Reglamento de facturación) y sus registros de facturación deben generarse y conservarse por separado. Si el proveedor solo te ofrece una numeración global que mezcla SL y persona física, no cumple ese requisito.

Preguntas frecuentes

¿Un software «preparado para Verifactu» es lo mismo que uno certificado? No necesariamente. «Preparado» a veces solo significa que está en desarrollo. Pide que te muestren el encadenado con hash y el QR funcionando en una factura real, no en una presentación.

¿Puedo cambiar de proveedor una vez haya empezado a facturar con Verifactu? Sí, pero debes asegurarte antes de contratar cómo se exporta o conserva el histórico de registros encadenados, porque la obligación de conservación no desaparece al cambiar de sistema.

Cómo lo resuelve Zalach

Zalach genera cada factura con su registro encadenado por hash, incluye el QR en el PDF, admite conexión con un proveedor externo de Verifactu con seguimiento automático del estado reportado por la Agencia Tributaria, y separa el encadenado por entidad si gestionas varias sociedades o personas físicas. Puedes activarlo ya durante el periodo de transición y llegar a los plazos de 2027 con el sistema probado. Consulta el detalle completo en nuestra landing de Verifactu para alquileres.