Software certificado Verifactu: qué exigir antes de elegir uno

A medida que se acerca la fecha límite de Verifactu, es habitual encontrar software que se anuncia como «compatible» o «preparado» sin que quede claro qué significa exactamente eso. El Reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación es el Real Decreto 1007/2023, y es ese texto el que marca qué debe cumplir un software certificado Verifactu para alquileres, no la publicidad de cada proveedor. Esta es la checklist de lo que debería cumplir un sistema de facturación de alquileres para considerarse conforme.

Qué debe cumplir un software certificado Verifactu para alquileres

No basta con que el proveedor diga «somos Verifactu». Un sistema conforme tiene que generar registros de facturación encadenados, incluir un código QR verificable, soportar el envío a la Agencia Tributaria en la modalidad que corresponda y garantizar la trazabilidad de todo el histórico. Repasamos cada punto por separado porque es habitual que un proveedor cumpla unos y falle en otros.

1. Encadenado de registros con hash

Cada factura debe generar un registro que incluya el hash de la factura anterior de la misma serie, de forma que cualquier alteración o eliminación de un registro previo rompa la cadena y sea detectable. Pregunta explícitamente si el proveedor implementa este encadenado, y no solo un ID secuencial (que no es lo mismo).

2. Código QR verificable en cada factura

El PDF de la factura debe incluir un código QR que permita verificar los datos básicos del documento. Compruébalo generando una factura de prueba: el QR debe aparecer siempre, no solo cuando se activa una opción concreta.

3. Modalidad de envío a la Agencia Tributaria

Existen distintas modalidades según el reglamento (por ejemplo, envío en tiempo real de cada registro, conocido como Veri*Factu, frente a otras modalidades sin envío inmediato). Pregunta qué modalidad soporta el software y si hace seguimiento del estado que reporta la Agencia Tributaria (aceptada, rechazada, con incidencias) de forma automática o si tienes que comprobarlo manualmente.

4. Multi-entidad, si gestionas varias sociedades

Si facturas desde varias sociedades o como persona física y sociedad a la vez, comprueba que el sistema mantiene el encadenado y la numeración por separado para cada entidad, sin mezclar registros entre ellas.

5. Continuidad y trazabilidad histórica

Verifactu no es una casilla que se marca una vez: es un sistema que debe mantener la integridad de todas las facturas emitidas mientras dure la obligación de conservación. Pregunta cómo se garantiza la continuidad del histórico si cambias de plan o si el proveedor deja de operar.

Plazos: cuándo es obligatorio

La entrada en vigor obligatoria es el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados (autónomos y demás). Estas fechas se retrasaron un año respecto a las inicialmente previstas para 2026; la propia Agencia Tributaria explica el motivo y el alcance de la prórroga en su nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación. Que la fecha se haya movido no es motivo para esperar al último trimestre: cuanto antes pruebes el sistema con datos reales, antes detectas si el proveedor cumple de verdad los cinco puntos anteriores.

Un ejemplo práctico

Imagina que gestionas el alquiler de tres locales a través de una SL y, además, alquilas dos viviendas como persona física. Un software certificado Verifactu para alquileres correcto debe mantener dos cadenas de hash independientes (una por cada entidad emisora), generar QR en las cinco facturas aunque tengan series distintas, y permitirte comprobar en un mismo sitio si la Agencia Tributaria ha aceptado o rechazado cada registro enviado. Si el proveedor solo te ofrece una numeración global mezclando SL y persona física, no cumple el requisito de separación por entidad.

Preguntas frecuentes

¿Un software «preparado para Verifactu» es lo mismo que uno certificado? No necesariamente. «Preparado» a veces solo significa que está en desarrollo. Pide que te muestren el encadenado con hash y el QR funcionando en una factura real, no en una presentación.

¿Puedo cambiar de proveedor una vez haya empezado a facturar con Verifactu? Sí, pero debes asegurarte antes de contratar cómo se exporta o conserva el histórico de registros encadenados, porque la obligación de conservación no desaparece al cambiar de sistema.

Cómo lo resuelve Zalach

Zalach genera cada factura con su registro encadenado por hash, incluye el QR en el PDF, admite conexión con un proveedor externo de Verifactu con seguimiento automático del estado reportado por la Agencia Tributaria, y separa el encadenado por entidad si gestionas varias sociedades o personas físicas. Puedes activarlo ya durante el periodo de transición y llegar a los plazos de 2027 con el sistema probado. Consulta el detalle completo en nuestra landing de Verifactu para alquileres.