Software para gestorías que llevan alquileres: qué exigir antes de elegir
Respuesta corta: si llevas alquileres de varios clientes, un software de alquileres para gestorías debería ayudarte como mínimo en cuatro frentes: trabajar con varios clientes sin mezclar datos, separar correctamente cada titular o entidad, sacar información útil para preparar la fiscalidad y mantener la facturación ordenada y adaptada a la normativa.
La idea no es sustituir tu programa contable. Es evitar que cada trimestre tengas que reconstruir los alquileres de tus clientes a partir de Excels, correos, PDFs y capturas del banco.
El problema: cada cliente lleva sus alquileres a su manera
Un cliente con dos pisos te manda capturas del banco.
Otro tiene una hoja con colores.
Otro gestiona una sociedad patrimonial y te envía facturas hechas en Word con una numeración que tienes que revisar.
Y buena parte de esa información llega cuando se acerca el plazo de presentación.
El coste no es solo el tiempo que dedicas a ordenar documentos.
También aumenta el riesgo de que un gasto termine asignado al inmueble equivocado, una retención no cuadre o una factura llegue con datos que tengas que corregir antes de preparar la información fiscal.
Por eso, cuando una gestoría lleva alquileres, el problema no suele ser únicamente hacer los modelos.
Es conseguir que los datos lleguen ordenados antes de tener que hacerlos.
Qué información necesitas según el tipo de cliente
Las obligaciones concretas dependen de cada caso, pero estos son algunos de los escenarios habituales:
| Perfil | Qué puede haber que preparar | Datos que necesitas tener ordenados |
|---|---|---|
| Persona física con vivienda alquilada | Información para IRPF | Ingresos, gastos, contratos y periodos de alquiler por inmueble |
| Persona física con local o garaje sujeto a IVA | IVA y datos para IRPF | Facturas emitidas y recibidas, IVA, cobros y gastos |
| Arrendamiento sujeto a retención | Modelos relacionados con retenciones cuando correspondan | Renta, base de retención, importe retenido y arrendador |
| Sociedad patrimonial | Impuesto sobre Sociedades y, según sus operaciones, IVA, retenciones u otras declaraciones | Datos separados por sociedad, inmueble y operación |
| Cliente con varios tipos de activo | Distintas obligaciones según vivienda, local, garaje o trastero | Fiscalidad y documentación correctamente asociadas a cada unidad |
La clave es precisamente esa última columna.
Antes de calcular cualquier modelo necesitas saber de quién es el dato, a qué inmueble pertenece y qué operación representa.
Si quieres profundizar en las retenciones de alquileres, tienes nuestra guía del modelo 115 y 180.
Checklist: 10 cosas que exigir a un software de alquileres para gestorías
| # | Qué exigir | Por qué |
|---|---|---|
| 1 | Panel multi-cliente | Para cambiar de cliente sin compartir cuentas ni mezclar carteras |
| 2 | Permisos por usuario y organización | Para controlar quién puede ver y modificar cada dato |
| 3 | Varias entidades o titulares | Para separar correctamente personas físicas y sociedades |
| 4 | Diferentes tipos de unidad | Viviendas, habitaciones, locales, garajes y trasteros no tienen siempre la misma operativa |
| 5 | Facturación por serie y entidad | Para mantener la numeración y los datos fiscales correctamente separados |
| 6 | Sistema de facturación adaptado a la normativa | Para que la herramienta no se quede obsoleta en un punto crítico |
| 7 | Libros y salidas fiscales exportables | Para trabajar con la información en tu software contable o de presentación |
| 8 | Importación desde Excel o CSV | Para que incorporar un cliente no signifique volver a introducir toda su cartera |
| 9 | Flujo de trabajo compartido | Para que cliente y gestoría sepan quién registra, revisa y valida cada dato |
| 10 | Exportación y salida de datos | Para no quedarte atrapado si algún día cambias de herramienta |
No mires solo si pone “VERI*FACTU”
Cuando evalúes la parte de facturación, no te quedes solo con que la web del proveedor diga que el software es “compatible con VERI*FACTU”.
El Reglamento de sistemas informáticos de facturación exige requisitos sobre la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Por eso pregunta también:
- cómo genera los registros de facturación;
- cómo trata las facturas rectificativas;
- si existe una declaración responsable del sistema;
- cómo funciona el encadenamiento de los registros;
- cómo genera el QR;
- y, si utiliza modalidad VERI*FACTU, cómo gestiona la remisión y su estado.
Las fechas de adaptación han cambiado varias veces y Hacienda ha anunciado nuevas modificaciones del calendario. Antes de tomar una decisión únicamente por una fecha concreta, comprueba siempre el calendario vigente en el BOE y la AEAT.
La factura electrónica B2B es, además, una obligación distinta de VERI*FACTU, aunque ambas afecten a la facturación.
Tienes el detalle en nuestra guía VERI*FACTU vs factura electrónica.
Calcula cuánto te cuesta hoy ordenar la información
Antes de comparar cuotas de un software de alquileres para gestorías, hay un cálculo más útil: cuánto tiempo consume actualmente el proceso.
Puedes hacerlo así.
1. Recogida
¿Cuántos minutos dedicas de media por cliente a pedir documentación, perseguir lo que falta y responder dudas?
2. Normalización
¿Cuánto tiempo tardas después en convertir Excels, PDFs y correos en información que puedas utilizar?
3. Revisión
¿Cuánto tiempo dedicas a detectar datos duplicados, operaciones mal clasificadas o cifras que no cuadran?
4. Repetición
¿Cuántas veces haces ese proceso durante el año?
La fórmula puede ser tan sencilla como:
clientes × tiempo medio de preparación × frecuencia anual
Por ejemplo, si llevas 40 clientes y antes de cada trimestre dedicas una media de 30 minutos por cliente únicamente a recoger y ordenar información, ya son 20 horas por trimestre antes de empezar el trabajo fiscal.
No significa que un programa vaya a eliminar esas 20 horas.
La pregunta es otra:
¿qué parte de ese trabajo existe únicamente porque los datos llegan desordenados?
Ahí es donde tiene sentido comparar el coste actual del proceso con el coste de centralizarlo.
¿Llevas alquileres de clientes? Cuéntanos cuántos clientes y unidades gestionas y podemos preparar una propuesta para tu cartera.
Cómo implantarlo sin convertir el cambio de herramienta en otro problema
1. Empieza con un piloto pequeño
No migres toda la cartera el primer día.
Elige dos o tres clientes con perfiles diferentes.
Por ejemplo:
- una persona física con viviendas;
- un cliente con una operación sujeta a IVA;
- una sociedad patrimonial.
Así compruebas dónde aparecen problemas antes de escalar el sistema.
2. Elige bien el momento
Siempre que puedas, evita hacer la migración en mitad de un cierre complicado.
Empezar cerca del inicio de un trimestre facilita comparar el sistema nuevo con el proceso anterior.
3. No migres histórico porque sí
Prioriza lo que necesitas para trabajar:
- inmuebles y unidades actuales;
- contratos vigentes;
- inquilinos;
- datos fiscales;
- facturas necesarias;
- cobros del ejercicio;
- documentación que siga siendo relevante.
El histórico que no necesitas operar puede conservarse en el sistema anterior o en el archivo correspondiente.
4. Decide quién registra cada cosa
Por ejemplo:
Cliente: aporta documentación, gastos y cambios de contratos.
Gestoría: revisa datos, valida la fiscalidad y prepara las obligaciones correspondientes.
Lo importante no es que todo lo haga una sola persona.
Es que quede claro quién es responsable de cada dato.
5. Revisa el piloto antes de ampliar
Cuando hayas completado un ciclo real, revisa:
- qué información siguió llegando fuera del sistema;
- qué datos hubo que corregir;
- qué tareas se redujeron;
- y qué sigue siendo manual.
Solo después tiene sentido incorporar más clientes.
Si no quieres hacer tú la carga inicial, también puedes utilizar un servicio de puesta en marcha para migrar la cartera.
Dónde encaja Zalach y dónde no
Zalach tiene un programa para gestorías y administradores, con precio por volumen. Esto es lo que hace hoy y lo que todavía no.
Varias entidades
Puedes trabajar con personas físicas y sociedades y mantener la facturación y los datos separados por entidad.
Esto resulta especialmente útil cuando gestionas clientes con estructuras patrimoniales más complejas.
Facturación y VERI*FACTU
Zalach genera las facturas con su PDF, numeración y fiscalidad y dispone de su sistema VERI*FACTU.
La remisión de registros a la AEAT se realiza mediante un proveedor tecnológico externo y su activación en producción se gestiona por entidad cuando corresponda.
Libros y modelos fiscales
Zalach genera libros registro a partir de la información registrada y borradores de los modelos que actualmente soporta:
100, 111, 115, 130, 180, 190, 200, 202, 303, 347 y 390.
Son borradores para revisar.
Zalach no presenta los modelos directamente ante la AEAT.
La presentación sigue haciéndola la gestoría o el propio contribuyente.
Importación
En Pro puedes importar la cartera desde Excel o CSV para evitar dar de alta manualmente cada inmueble, unidad, inquilino y contrato. Si tus clientes vienen de hojas de cálculo, aquí explicamos cómo pasar de Excel a un software.
Precio para gestorías
El programa partner para gestorías parte actualmente de 3 € por unidad y mes, con una propuesta adaptada al volumen de la cartera.
Dónde no encaja Zalach
También es importante decir dónde no encaja.
Zalach no es un ERP contable para gestionar toda una asesoría.
No sustituye tu programa de contabilidad.
No presenta automáticamente las declaraciones fiscales.
Todavía no tiene un panel para pasar de un cliente a otro con el mismo usuario: hoy cada cliente trabaja en su propia cuenta. Si llevas muchos clientes, cuéntanos cómo trabajas y vemos cómo organizarlo.
Y no necesita convertirse en la herramienta donde lleves nóminas, contabilidad mercantil o el resto de servicios de tu despacho.
Su función es mucho más concreta:
ordenar la información de los alquileres antes de que llegue a la parte contable y fiscal.
Si buscas un ERP para toda la gestoría, Zalach no es eso.
Si el problema es que gestionas alquileres de muchos clientes y cada uno te entrega la información de una forma distinta, ahí sí puede encajar un software de alquileres para gestorías como Zalach.
Preguntas frecuentes
¿Qué modelos fiscales puede necesitar un cliente que alquila inmuebles?
Depende del titular, el tipo de inmueble, el arrendatario y la operación.
Una persona física puede necesitar incorporar los rendimientos del alquiler a su IRPF (aquí explicamos cómo se declara el alquiler en la renta).
Si existen operaciones sujetas a IVA, puede corresponder el modelo 303 y, según el caso, otras obligaciones relacionadas.
Cuando existe obligación de practicar retención sobre un alquiler pueden entrar los modelos 115 y 180.
Y una sociedad tendrá además sus propias obligaciones en el Impuesto sobre Sociedades.
Por eso un software para gestorías debería ayudarte a ordenar los datos que alimentan esas obligaciones, aunque no sustituya tu criterio fiscal ni tu programa de presentación.
¿Un software de alquileres sustituye al programa de contabilidad de la gestoría?
No.
Un software de alquileres organiza inmuebles, contratos, cobros, gastos, facturas y documentación y puede preparar libros o borradores a partir de esos datos.
La contabilidad y la presentación fiscal pueden seguir realizándose en las herramientas de la gestoría.
¿Cómo afecta VERI*FACTU a los clientes con alquileres?
Si un cliente está obligado a utilizar un sistema informático de facturación adaptado al Reglamento, el software con el que facture deberá cumplir los requisitos que correspondan.
Como el calendario ha sufrido varios cambios y existen nuevas fechas anunciadas pendientes de desarrollo normativo, conviene comprobar siempre el BOE y la AEAT antes de trabajar con una fecha como definitiva. Para revisar lo que ya puedes preparar, tienes la checklist de VERI*FACTU para alquileres.
¿Cuánto cuesta un software de alquileres para gestorías?
Depende del proveedor y del volumen de la cartera.
En Zalach, el programa para gestorías parte actualmente de 3 € por unidad y mes, con propuesta según el volumen y las necesidades de la cartera.
Lleva los alquileres de tus clientes desde un mismo sistema
Mantén cada cartera separada, recoge la información en origen y revisa los datos antes de llevarlos a contabilidad.
Este artículo es informativo y no sustituye el criterio fiscal o contable aplicable a cada cliente.
Deja de gestionar tus alquileres con hojas de cálculo
Zalach centraliza contratos, facturas y cobros en un solo sitio.