Solicita la firma desde el propio documento y sigue su estado sin salir de Zalach
Ver el estado del documento, verificar con código de un solo uso y descargar el certificado de evidencias, incluido en el plan gratuito.
Cinco pasos desde que pides la firma hasta que queda archivada, ya sea por email con un código de un solo uso o en persona desde una tablet.
El contrato ya generado o subido en Zalach, marcado como documento de tipo contrato.
Nombre y email de quien firma, o el mismo firmante delante de la tablet si es en persona.
En remoto, un código de un solo uso confirma que tiene acceso a ese correo. En persona, es el empleado autenticado quien pasa la tablet.
El firmante dibuja su firma en la pantalla (proveedor propio) o firma con el flujo de Signaturit, si tu organización usa esa cuenta.
El documento queda archivado con su evidencia. Qué evidencia exactamente, según el proveedor, justo debajo.
Desde el propio documento del contrato, indicando el nombre y el email de quien debe firmarlo.
Un badge en el documento pasa de enviado a firmado en cuanto se completa, sin que tengas que preguntar por email.
Con el proveedor propio de Zalach activado por defecto, o con tu propia cuenta de Signaturit si ya la usas.
Cuando el contrato ya está generado en PDF, imprimirlo, esperar a que el inquilino lo firme en persona y volver a escanearlo añade días al proceso de alquiler solo para conseguir una firma. Desde la ficha de cualquier documento marcado como contrato, Zalach permite solicitar la firma electrónica indicando el nombre y el email del firmante: por defecto la firma la resuelve el proveedor propio de Zalach, sin contratar nada aparte, y el inquilino firma desde el enlace que recibe en su correo, dibujando su firma en la pantalla, sin necesidad de desplazarse ni de tener ningún programa instalado. Antes de firmar, verificamos que quien abre el enlace tiene acceso al correo indicado con un código de un solo uso.
A partir de ahí no hace falta perseguir por email si ya ha firmado: cada documento con firma solicitada muestra el badge de estado que ves arriba, y se actualiza automáticamente en cuanto el firmante completa el proceso. Si el firmante rechaza la solicitud o esta expira sin respuesta, puedes volver a solicitarla desde el mismo sitio.
Cuando la firma es con el proveedor propio, al completarse queda además un segundo documento con el certificado de evidencias: el hash del PDF original y del firmado, la dirección IP, el dispositivo y el momento en que cada firmante verificó su código.
Cuando el inquilino está delante en ese momento, no hace falta mandar nada por email: desde una tablet, un empleado ya identificado en Zalach va pasando de firmante en firmante y cada uno firma en la pantalla sin volver a verificar su correo, porque en ese caso quien supervisa presencialmente el acto de firma es el empleado autenticado en Zalach, no un código enviado por correo.
La firma electrónica no exige contratar nada aparte: Zalach trae su propio proveedor activado por defecto, y si tu organización ya trabaja con Signaturit puedes configurar su clave de API desde ajustes para firmar con esa cuenta en su lugar, en remoto o también en tablet. Lo que sí necesita el plan Pro es solicitar la firma, porque el documento que se firma entra por la gestión documental: subir o generar el contrato y lanzar la solicitud desde su ficha son acciones de ese plan. Quien firma no necesita nada: recibe un enlace por correo o firma delante de un empleado, sin cuenta en Zalach y sin plan de ningún tipo.
El circuito de imprimir el contrato, esperar la firma presencial y volver a escanearlo para archivarlo añade días al proceso, especialmente cuando el inquilino no puede acudir de inmediato a firmar en persona.
Cuando el inquilino vive lejos, gestiona el alquiler a distancia o simplemente tiene una agenda apretada, encontrar una franja para firmar en persona alarga innecesariamente algo que podría resolverse con un clic desde el móvil.
Enviar un contrato por email para firmar y no tener forma de saber si se ha abierto, firmado o ignorado obliga a preguntar por otros canales, perdiendo de vista qué contratos siguen realmente pendientes.
Desde el panel de documentos de un contrato, pulsas sobre el icono de solicitar firma en el documento de tipo contrato e introduces el nombre y el email de la persona que debe firmarlo, o eliges firmar en el momento si el firmante está delante.
PRO
En remoto, el firmante recibe un enlace por correo, introduce el código de un solo uso que confirma que tiene acceso a ese correo y dibuja su firma en la pantalla, desde cualquier dispositivo, sin instalar nada. En presencial, un empleado ya autenticado le va cediendo la tablet firmante a firmante.
El documento muestra un badge de estado que pasa de "enviado" a "firmado" (o a "rechazado"/"expirado" si el firmante no completa el proceso, además de algún estado interno adicional que puede revisar un administrador) en cuanto se completa la firma, sin que tengas que consultar tu correo.
Si la firma se rechaza o expira sin respuesta, puedes volver a solicitarla desde el mismo documento, sin tener que regenerar el contrato ni volver a subir el archivo. Reenviar es la misma acción que solicitar la firma por primera vez, con el mismo plan por detrás.
PRO
La firma remota con el proveedor propio, la firma remota con Signaturit y la firma presencial en tablet comparten el mismo botón de solicitud, pero no el mismo rastro.
¿Qué recibe el firmante y qué queda archivado?
Un enlace por correo, un código de un solo uso para verificar el acceso a ese correo y una firma dibujada en pantalla. Al completarse, el PDF queda sellado y se archiva además un certificado de evidencias con el hash del documento original y del firmado, la IP, el dispositivo y el momento de verificación.
¿Qué cambia si tu organización usa su propia cuenta?
El firmante recibe el enlace y firma dentro del flujo de Signaturit. El estado se actualiza igual en Zalach, pero el certificado de auditoría lo emite y lo custodia Signaturit, no Zalach.
¿Y si el firmante está delante en ese momento?
Un empleado ya autenticado en Zalach cede la tablet a cada firmante, uno detrás de otro, sin volver a llamar al proveedor por cada persona. Con el proveedor propio, esta verificación queda anotada como presencial y con empleado autenticado, distinta de la verificación por código de un solo uso.
El botón de solicitar firma aparece hoy sobre documentos marcados como tipo "contrato" dentro del panel de documentos de cada entidad. No es un límite que se anuncie como garantía de la plataforma: es el alcance con el que está pensada la experiencia de firma en la interfaz actual.
Ver gestión documentalNo hace falta salir de la ficha del contrato ni exportar el PDF a otra herramienta: la solicitud de firma se lanza directamente desde el documento subido o generado, indicando el nombre y el email de quien debe firmarlo.
PRO
Cada documento enviado a firma muestra su estado actual (pendiente, enviado, firmado, rechazado o expirado, además de algún estado interno adicional que puede resolver un administrador) directamente junto al archivo, sin tener que abrir ningún panel adicional para saber en qué punto está.
Antes de dejar firmar, Zalach comprueba con un código enviado al correo que quien abre el enlace tiene acceso a esa cuenta. Es una verificación de acceso al correo, no una comprobación de identidad con documento oficial. El enlace se abre y se firma desde el móvil, la tablet o el ordenador, sin imprimir nada ni instalar ningún programa.
Un empleado autenticado en Zalach va cediendo la tablet a cada firmante, uno detrás de otro, sin tener que enviar ningún email ni volver a llamar al proveedor de firma para cada persona.
PRO
Cuando la firma se hace con el proveedor propio de Zalach, al completarse se genera además un documento de evidencias con el hash del PDF original y del firmado, la IP, el dispositivo y el momento de verificación de cada firmante.
Cuando el firmante completa, rechaza o deja expirar la solicitud, Zalach actualiza el estado del documento automáticamente, sin que tengas que comprobarlo manualmente ni refrescar nada.
Ninguna integración: Zalach trae su propio proveedor de firma activado por defecto, y configurar una cuenta propia de Signaturit desde ajustes es opcional, para quien ya trabaje con ese proveedor. Lo que sí hace falta es el plan Pro, porque el documento que se envía a firma entra por la gestión documental. El firmante, en cambio, no configura ni contrata nada: firma desde el enlace que recibe por correo.
La solicitud de firma se envía a un firmante indicando su nombre y su email; para contratos con varios firmantes puedes lanzar una solicitud por cada persona que deba firmar el documento.
El documento muestra un badge de estado (pendiente, enviado, firmado, rechazado o expirado, además de algún estado interno adicional que puede resolver un administrador) que se actualiza automáticamente cuando el proveedor de firma notifica el cambio, sin que tengas que revisar tu correo ni preguntar al inquilino.
El estado del documento pasa a "rechazado" o "expirado" según corresponda, y desde ahí puedes volver a solicitar la firma sin tener que regenerar ni volver a subir el contrato.
Hoy puedes solicitar firma desde la aplicación sobre documentos marcados como tipo "contrato" dentro del panel de documentos de cada entidad (contrato, inquilino, propiedad o unidad): es donde aparece el botón de solicitar firma en la interfaz actual. No es un límite que impongamos como garantía de la plataforma, sino el alcance con el que está pensada la experiencia de firma hoy.
Bajar del plan Pro impide iniciar nuevas solicitudes de firma, pero no afecta a lo que ya está en curso: una firma que ya se envió sigue su proceso, el firmante puede completarla y tú puedes seguir consultando su estado y descargando la evidencia una vez firmada. Solo se bloquea el arranque de solicitudes nuevas mientras el plan esté por debajo de Pro.
Verificamos que quien abre el enlace tiene acceso al correo indicado, con un código de un solo uso enviado a ese correo y una caducidad corta. No es una comprobación de identidad con DNI: es una verificación de acceso al correo del firmante.
Sí: desde una tablet, un empleado ya autenticado en Zalach va cediendo el turno a cada firmante, que dibuja su firma directamente en la pantalla. En ese caso quien da fe de la firma es el empleado identificado, no un código enviado por correo.
Depende de qué parte: en firma electrónica conviven acciones gratuitas y acciones de pago. El plan gratuito incluye estados de firma visibles con un badge en cada documento, verificación por código de un solo uso, no un DNI, certificado de evidencias con hash e IP, con el proveedor propio y 1 más. Necesitan Pro: solicitud de firma desde el propio documento del contrato y firma presencial en tablet cuando el firmante está delante.
Descubre también genera primero el PDF del contrato con tu plantilla.
Esta funcionalidad forma parte de nuestra gestión de alquileres.
Prueba Zalach gratis: solicita la firma electrónica de un contrato y sigue su estado en tiempo real hasta que quede firmado.
Empezar gratisGratis hasta 3 unidades. Sin tarjeta.
¿Tienes alguna duda?
Habla directamente con nuestro equipo.
L–V · 9:00–18:00
Abrir WhatsApp →Te responderemos con la mayor brevedad posible dentro de nuestro horario comercial.
