Control de cobros
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Seguimiento mensual del cobro por unidad y por inquilino.
Ver Control de cobrosFacturación de alquileres
Facturación de alquileres con tu numeración y tu fiscalidad
Del contrato al PDF emitido, con el IVA, la fianza y la retención calculados dentro del mismo flujo
Disponible en el plan gratuito
Qué es
La factura del mes, hecha desde el contrato
Adiós a las plantillas de Word
Cada factura deja de rehacerse a mano cada mes, copiando datos de un contrato a una plantilla. Ahí es donde entran los errores en la base imponible, el IVA, la retención o el número de la última factura enviada.
Generación automática desde el contrato
El borrador nace de los datos del contrato -inquilino, unidad, entidad emisora, periodo- y calcula al vuelo la base imponible, el IVA y, cuando el contrato la tiene confirmada, la retención de IRPF y el líquido a percibir.
Emisión, PDF y VeriFactu
Al emitir, la factura recibe su número correlativo definitivo, congela los datos fiscales del emisor y genera su PDF. Si la entidad emisora trabaja en modo VeriFactu -se activa por entidad, no viene encendida-, la emisión encadena además su registro.
El problema
Facturar a mano falla siempre por uno de estos tres sitios
Rehacer la misma factura cada mes es donde entran los errores
Copiar los datos del contrato, del inquilino y de la sociedad emisora a una plantilla, mes a mes y unidad a unidad, es trabajo repetido en el que basta despistarse una vez para mandar una factura con el NIF, el periodo o el importe de otra.
La numeración se rompe en silencio
Un borrador descartado que ya había consumido número, dos facturas emitidas a la vez con el mismo correlativo, o una sociedad que hereda la serie de otra: son fallos que no avisan cuando ocurren y que aparecen meses después, cuando ya no hay forma limpia de arreglarlos.
La fiscalidad de la línea no es la misma en todas las líneas
La renta lleva IVA o no según el uso del inmueble, la fianza nunca lo lleva, un gasto repercutido puede llevar el suyo, y en el alquiler de un local hay que restar la retención de IRPF. Con todo eso mezclado a mano, el total de la factura y lo que acabas cobrando dejan de ser la misma cifra.
Cómo funciona
Del contrato al PDF emitido, en cuatro pasos
Parte del contrato o del inquilino
Creas el borrador desde un contrato -que precarga inquilino, unidad, entidad emisora y periodo- o directamente desde la ficha de un inquilino cuando la factura no corresponde a un contrato concreto. Los dos caminos llegan al mismo editor.
Añade las líneas con su IVA y su fianza
Cada línea lleva descripción, cantidad, importe y tipo de IVA, y las que marcas como fianza quedan exentas. Puedes añadir tantas como necesites: la renta, un suministro repercutido, un mes de fianza, una regularización.
Revisa base, IVA, retención y líquido
El borrador recalcula al vuelo la base imponible, el IVA y el total; y si el contrato tiene confirmada la retención de IRPF, aplica ese porcentaje sobre la base imponible y te muestra el líquido a percibir. Puedes previsualizar el documento antes de emitir.
Emite y obtén número definitivo y PDF
Al emitir, la factura recibe su número correlativo de la serie de su entidad emisora, congela los datos fiscales con los que se imprime y genera su PDF. Desde ahí se marca como pagada, se anula o se rectifica, pero ya no se edita.
El borrador
Todo se decide antes de emitir
Mientras la factura es un borrador se puede tocar entera: el destinatario, el periodo, las líneas, los tipos de IVA y el tipo de retención. Es la única ventana en la que eso es posible, y por eso el editor enseña el resultado fiscal completo mientras escribes, no después.
El número está vacío
Se asigna solo al emitir, nunca antes.
Cada línea, cuatro decisiones
Descripción, cantidad, importe y tipo de IVA, más la casilla de fianza.
El desglose, completo
Base, IVA, total, retención y líquido a percibir, recalculados al vuelo.
Guardar, que no es emitir
Se guarda y se previsualiza. Emitir es otra acción, sin vuelta atrás.
Anatomía fiscal
Qué sale en la factura, línea a línea
Un alquiler de local a una sociedad es el caso donde se ven las cuatro capas a la vez: la base, el IVA que se suma, la retención que se resta y lo que queda.
El IVA se decide por línea
Cada línea aporta su base y su IVA al total, y el tipo se elige línea a línea. La renta, un suministro repercutido y una regularización pueden llevar tipos distintos dentro del mismo documento.
La fianza no lo lleva
Una línea marcada como fianza queda exenta de IVA y además fuera de la base sobre la que se calcula la retención: no es un rendimiento del alquiler, es una garantía que se devuelve.
La retención de IRPF se resta
La retención de IRPF se declara una vez, en el contrato, y la factura la aplica sola: calcula el importe sobre la base imponible -nunca sobre el total con IVA- y deja fuera la fianza y los suministros repercutidos al inquilino. El porcentaje es el que hayas confirmado en el contrato; Zalach no lo decide por su cuenta.
Y queda el líquido a percibir
La última cifra del documento es la que le importa a tu tesorería: el total con IVA menos lo retenido. Es lo que vas a ver entrar en la cuenta, y va impresa en la factura.
La emisión
Emitir no tiene vuelta atrás, y el producto lo trata como tal
Numeración correlativa
Se asigna solo al emitir, con un bloqueo por entidad emisora y serie: un borrador descartado no deja hueco, y dos emisiones a la vez no chocan.
Inmutabilidad de la factura emitida
Al emitir, el número, la fecha, la retención y los datos fiscales del emisor quedan bloqueados en la base de datos, no por una regla de pantalla.
Corrección vía rectificativa
Una factura emitida no se edita: se corrige con una rectificativa, que nace como borrador vinculado a la original y se emite aparte, nunca sola.
Registro encadenado VeriFactu
Si la entidad emisora trabaja en modo VeriFactu -se activa por entidad, no viene encendido-, cada emisión encadena su registro con el anterior y su huella.
Capacidades
Todo lo que hace la facturación de Zalach
Impuestos y desglose
Retención de IRPF calculada, impresa y congelada
El tipo que hayas confirmado en el contrato llega solo a la factura, sin volver a teclearlo: el borrador calcula el importe retenido sobre la base imponible -nunca sobre el total con IVA-, deja fuera la fianza y los suministros repercutidos al inquilino, lo resta del total y lo imprime en el PDF junto al porcentaje aplicado. Zalach no decide por su cuenta si hay que retener ni con qué tipo. Al emitir, el porcentaje y el importe quedan fijados: una factura emitida ya no puede cambiar de retención.
Líquido a percibir, no solo el total
El importe con IVA y el importe que de verdad vas a cobrar son dos cifras distintas en cuanto hay retención. Zalach publica las dos, en el editor y en el PDF, para que no haya que restarlas a mano ni cuadrarlas después contra el extracto.
Conceptos y gastos
IVA por línea, con la fianza exenta
Cada línea elige su tipo de IVA de forma independiente, así que una misma factura puede llevar la renta a un tipo, un suministro a otro y la fianza exenta. La base se obtiene del importe de la línea, y el total se recalcula mientras editas.
Gastos repercutibles facturados como una línea más
Un gasto que corresponde al inquilino -un suministro, una derrama, una reparación pactada- se lleva a la factura como una línea propia enlazada al gasto original, en vez de sumarse a la renta y desaparecer del detalle.
Rigor de emisión
Numeración correlativa asignada al emitir
El correlativo se asigna solo al confirmar la emisión, nunca al crear el borrador: un borrador que acabas descartando no deja hueco en la serie, ni dos emisiones a la vez pueden coincidir en el mismo número. Cómo se bloquea ese hueco lo cuenta más abajo la sección "La emisión".
Datos fiscales congelados en la emisión
Al emitir se guarda una copia de los datos fiscales del emisor -nombre, NIF, domicilio, cuenta de cobro- dentro de la propia factura, y esa copia, el número, la fecha y la retención dejan de poder modificarse. Si más adelante cambias el domicilio de la sociedad, las facturas ya emitidas siguen diciendo lo que decían el día que se emitieron.
Gestión operativa
Rectificativas vinculadas a la factura que corrigen
Un error en una factura emitida se corrige con una rectificativa, que se crea desde la original, guarda su tipo y su motivo, y expresa solo la diferencia -normalmente en negativo, como un abono-. Queda enlazada a la factura de origen y numerada en su misma serie.
Acciones en lote sobre las facturas seleccionadas
Sobre una selección del listado puedes emitir, marcar como pagadas, anular, eliminar borradores o descargar todo en un ZIP o en un único PDF combinado. Antes de confirmar, Zalach te dice cuántas de las seleccionadas son elegibles para esa acción y cuántas se quedan fuera por su estado.
Cuando son treinta y no una
Las mismas acciones, sobre la selección entera
Ninguna de esas acciones se comporta distinto cuando en vez de una factura son treinta: marcas las que quieras en el listado y se ejecutan sobre la selección entera. Lo que cambia a esa escala es que antes de confirmar conviene saber qué parte de la selección puede completarse y qué parte queda fuera por su estado, y ese aviso previo es justo lo que Zalach muestra antes de ejecutar nada.
GRATUITO operar en lote sobre las facturas que ya existen.PRO generar por su cuenta los borradores de todo un periodo.
Ver la facturación en loteCuando la cartera crece
Lo que empieza a hacer falta a partir de cierto tamaño
Todo lo anterior es el núcleo de la facturación y funciona igual con una unidad que con cuarenta. Lo que cambia con el tamaño es cuánto de esto quieres que ocurra sin que tú lo pidas, y cuántas sociedades hay detrás.
- PRO
Facturación automática
Indicas año y mes y Zalach crea el borrador de cada contrato facturable de ese periodo que aún no lo tenga, sin tocar los que ya existen. Tú revisas y emites.
- PRO
Importación masiva de facturas
Traer el histórico que ya tienes emitido en otro sistema, con sus fechas y sus números originales, para que la cuenta arranque con la serie completa y no desde cero.
- PRO
Series y numeración por tipo de inmueble
Series y formatos de numeración distintos según el tipo de inmueble dentro del mismo obligado tributario, cuando viviendas, locales y garajes no pueden compartir serie.
- PRO
Facturación separada por entidad
Varias sociedades o patrimoniales en la misma cuenta, cada una con su NIF, su serie y su contador propio, sin que un correlativo de una pueda aparecer en la otra.
Puedes probar estas capacidades durante 15 días desde tu cuenta de Zalach, sin tarjeta ni cobros automáticos.
Dónde encaja
Cobrar, facturar y declarar son tres cosas distintas
Facturación de alquileres
¿Tengo el documento correcto que justifica ese ingreso?
Crear y emitir la factura con su numeración, sus impuestos y su PDF.
Libros registro
¿Qué declaro con todo esto?
Los libros de ingresos y gastos que salen de las facturas ya emitidas.
Ver Libros registroEmitir una factura no marca ningún cobro, y marcar un cobro no crea ninguna factura. Son dos registros distintos y no hay relación uno a uno entre ellos en ninguna dirección.
Dudas frecuentes
Preguntas sobre la facturación de alquileres
La retención de IRPF se declara una vez, en el contrato, y la factura la aplica sola. Cada factura de ese contrato calcula la retención sobre la base imponible -nunca sobre el total con IVA-, deja fuera la fianza y los suministros repercutidos al inquilino, resta el importe retenido y publica el líquido a percibir, en el borrador y en el PDF. Zalach no decide por ti si hay que retener ni con qué porcentaje: eso se confirma en la ficha del contrato, y hoy ese control aparece en las unidades de tipo local, que es como se modelan las oficinas y las naves. Al emitir la factura, el porcentaje y el importe retenido quedan fijados.
No. Una línea marcada como fianza se trata como exenta: no genera IVA y tampoco entra en la base sobre la que se calcula la retención de IRPF, porque no es un rendimiento del alquiler sino una garantía que se devuelve. Puede convivir en la misma factura con líneas que sí llevan IVA.
Sí. Un gasto repercutible se lleva a la factura como una línea independiente, con su propia descripción y su propio tipo de IVA, enlazada al gasto original registrado en Zalach. Así el inquilino ve el desglose y tú conservas la trazabilidad entre el gasto y la factura donde lo cobraste.
Una factura emitida no se edita: sus datos fiscales, su número y su fecha son inmutables. Lo que se hace es emitir una factura rectificativa, que nace desde la original, guarda el tipo de rectificación y el motivo, expresa la corrección por diferencias y queda vinculada a la factura que corrige. También puedes anular una factura emitida si lo que procede es darla de baja.
Sí. El correlativo es de cada entidad emisora y de cada serie, no de la cuenta: dos sociedades con NIF distinto nunca comparten contador ni pueden colisionar en un número, aunque emitan a la vez. Cuántas entidades emisoras caben en tu cuenta depende del plan que tengas contratado.
VeriFactu se activa por entidad emisora: no está encendido por defecto. Cuando lo está, cada emisión genera un registro de facturación encadenado con el anterior y con su huella, de forma que alterar una factura pasada rompería la cadena de forma detectable; sobre esa base descansan la inmutabilidad y la trazabilidad de la serie. Los detalles de la normativa, del alcance y de qué queda fuera están en la página dedicada a VeriFactu en alquileres.
Ninguno en particular: facturación de alquileres está incluido en todos los planes de Zalach, también en el gratuito. Lo que limita el plan gratuito es el tamaño de la cartera (unidades, usuarios y entidades emisoras), no esta funcionalidad.
Sigue por aquí
Lo que viene antes y después de la factura
Descubre también emitir y gestionar todas las facturas del mes en lote, cómo se declara la retención de IRPF en el contrato, los libros registro que salen de esas facturas y cómo funciona VeriFactu en el alquiler.
Esta funcionalidad forma parte de nuestra gestión de alquileres.
Zalach
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