Documentos del alquiler: inventario, recibo, no renovación y burofax

El contrato regula la relación jurídica en su conjunto: quién arrienda a quién, por cuánto, durante cuánto tiempo y en qué condiciones. Estos cuatro documentos no sustituyen nada de eso, son piezas puntuales que resuelven una necesidad práctica en un momento concreto del arrendamiento: dejar constancia de un estado, justificar un cobro, avisar de un final o reclamar una deuda. El contrato es el marco; estos documentos son lo que se genera mientras ese marco está en vigor, o cuando deja de estarlo.

Depende de cada uno. El recibo es exigible si el inquilino lo pide y el pago no se acredita ya por otro medio; la carta de no renovación solo hace falta si de verdad no se quiere prorrogar el contrato; el burofax solo tiene sentido si hay un impago que reclamar. El inventario es el único que no depende de ninguna circunstancia especial —conviene siempre que haya entrega de llaves— y, precisamente por no ser obligatorio, es el que más se pasa por alto.

La lógica de los cuatro es aplicable a cualquier arrendamiento, no solo al de vivienda: un local, un garaje o un trastero también se entregan con un estado que conviene documentar, generan una renta que conviene justificar y pueden dejar de renovarse o de pagarse igual que un piso. Lo que cambia según el tipo de inmueble no es si el documento tiene sentido, sino algunos detalles de fondo del contrato al que acompañan, como los plazos de preaviso o el régimen de fianza.

Tiene sentido en cualquier momento, no solo al principio del arrendamiento. Un inventario firmado a mitad de contrato no cubre el desgaste anterior a la fecha en que se firma, pero sí sirve como referencia a partir de ahí; empezar a emitir recibos o a guardar los que ya se tienen mejora el respaldo documental aunque no se haya hecho desde el primer mes. Lo único que no se puede hacer con carácter retroactivo es fijar plazos que ya han pasado, como el de preaviso de la carta de no renovación.

La pregunta que hay que hacerse es en qué momento del alquiler estás. Si vas a entregar o recibir llaves, es el inventario. Si el contrato sigue en marcha y hay que dejar constancia de un cobro, el recibo. Si el contrato se acerca a su fin y no quieres que se prorrogue, la carta de no renovación. Y si lo que tienes encima de la mesa es una deuda de rentas impagadas, el burofax. Casi ninguna situación real encaja en dos casillas a la vez.

Los cuatro están pensados para que los redacte directamente el propio arrendador o inquilino, sin intervención de un profesional: son formularios breves con un propósito acotado, no documentos que requieran asesoramiento jurídico previo. Donde sí puede convenir apoyo profesional es en lo que viene después de alguno de ellos si la situación se complica —por ejemplo, un procedimiento judicial de desahucio tras un burofax sin respuesta—, pero eso ya no es parte de la redacción del documento en sí.

Conviene tenerlos localizables como un conjunto por inmueble, no solo guardados cada uno donde surgió. Si alguna vez hay que reconstruir la historia de un arrendamiento —para una reclamación, una revisión de Hacienda o simplemente al cambiar de inquilino— lo útil no es un recibo suelto ni una carta aislada, sino poder consultar en un mismo sitio el estado de entrada, el histórico de cobros y cualquier comunicación formal que se haya enviado.