Inventario de vivienda alquilada
Modelo para dejar constancia, estancia por estancia, del mobiliario y el estado de la vivienda en el momento de entregar las llaves, con anexo fotográfico incluido.
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Una fotografía del día cero del alquiler.
El inventario de vivienda alquilada es el documento que describe, mueble a mueble y estancia por estancia, qué había dentro de una vivienda y en qué estado el día en que el inquilino recibió las llaves. No regula obligaciones ni pactos entre las partes —eso es tarea del contrato— sino que fija un hecho: este era el estado de las cosas en ese momento concreto, para poder compararlo después con el estado de salida.
No existe una norma que obligue a redactarlo, y esa ausencia de obligación es justo lo que explica que tantos arrendamientos se firmen sin él. La consecuencia se nota al final: cuando hay que decidir si un arañazo en el parqué o una mancha en el sofá justifican retener parte de la fianza, sin inventario previo la discusión se reduce a la palabra de una parte contra la de la otra, y quien tiene la fianza en su poder parte con ventaja.
Por eso este documento se piensa mejor como una póliza de tranquilidad que como un trámite: cuesta media hora firmarlo el día de la entrega y ahorra semanas de discusión meses o años después. El anexo fotográfico que lo acompaña no es un añadido decorativo, es la prueba que sostiene lo escrito cuando la memoria de las partes empieza a divergir.
Lo que conviene registrar estancia por estancia.
Identificación de la vivienda y de las partes
Dirección completa, fecha de entrega de llaves y nombre de arrendador y arrendatario. Sin esto, el inventario no se puede vincular con certeza a un contrato concreto si el propietario tiene varios inmuebles.
Mobiliario y electrodomésticos por estancia
Salón, cocina, dormitorios, baños y terraza o balcón si los hay, con cada elemento relevante —sofá, nevera, cama, sanitarios— anotado por separado en lugar de en un listado genérico.
Estado de conservación de cada elemento
No basta con listar qué hay, hay que anotar cómo está: nuevo, usado sin desperfectos, con un desperfecto concreto descrito. Un listado sin estado documentado es solo un inventario de bienes, no un inventario de estado.
Lecturas de contadores al inicio
Agua, electricidad y gas, si son de lectura directa. Evita que se atribuyan al inquilino consumos previos a su entrada cuando hay que cerrar o comprobar facturas de suministros.
Reportaje fotográfico como anexo
Fotos de cada estancia y de cualquier desperfecto ya existente, incorporadas como anexo numerado. Complementan lo escrito con una prueba visual que no depende de cómo se haya redactado cada frase.
Efecto sobre la fianza a la salida
Una mención expresa de que el inventario, firmado por ambas partes, servirá de referencia para valorar el estado de la vivienda a la devolución de llaves y decidir sobre la fianza.
Apartado a apartado, explicado.
Texto íntegro de la plantilla. Los datos variables aparecen entre corchetes; en el Word, cada estancia llega como una tabla lista para completar con el estado de cada elemento.
Vivienda sita en [Dirección de la vivienda].
Fecha de entrega de llaves: [Fecha], en [Ciudad].
Arrendador: [Nombre del arrendador]. Arrendatario: [Nombre del arrendatario].
Qué significa este apartado
Fija a qué vivienda, a qué contrato y a qué fecha corresponde este inventario en concreto. La fecha de entrega de llaves es el dato más importante de todo el documento: es el punto cero frente al que se comparará el estado a la salida.
Ambas partes hacen constar a continuación, estancia por estancia, el mobiliario, electrodomésticos y demás elementos presentes en la vivienda en el momento de la entrega, así como su estado de conservación.
Qué significa este apartado
Declara la finalidad del documento antes de entrar en el detalle de cada estancia: no es un catálogo de bienes del propietario, es una descripción del estado en que el inquilino recibe la vivienda, para poder compararlo objetivamente después.
Por cada estancia se enumeran los elementos presentes —mobiliario, electrodomésticos y menaje— junto a su estado de conservación y las observaciones que procedan, siguiendo el mismo formato de tabla en todas las estancias de la vivienda.
- Salón / comedor
- Cocina
- Dormitorio(s)
- Baño(s)
- Terraza / balcón (si aplica)
Qué significa este apartado
Repetir el mismo formato en cada estancia —elemento, estado, observaciones— es lo que permite comparar la vivienda de forma sistemática a la salida en lugar de depender de una descripción libre y desordenada. El error habitual es detallar mucho el salón y despachar el resto de estancias con un «todo correcto», que no aporta nada si después aparece un desperfecto en un dormitorio.
Agua: [Lectura de agua]. Electricidad: [Lectura de electricidad]. Gas: [Lectura de gas].
Qué significa este apartado
Registra el punto de partida de los contadores de lectura directa. Es especialmente relevante cuando el propietario asume algún suministro o cuando hay que repartir un consumo entre el periodo anterior y el nuevo inquilino, algo frecuente en cambios de arrendatario a mitad de un periodo de facturación.
Se incorpora como Anexo 1 al presente inventario un reportaje fotográfico del estado de la vivienda y de los elementos reseñados en el momento de la entrega.
Qué significa este apartado
Da soporte visual a lo descrito por escrito. Unas fotos con fecha de un armario ya arañado o de una pared con una marca previa son la mejor defensa del inquilino frente a una reclamación posterior por un desperfecto que no causó él.
El presente inventario, una vez firmado por ambas partes, hace fe del estado y contenido de la vivienda a la entrega, a los efectos oportunos y, en particular, a efectos de la devolución de la fianza al finalizar el contrato, sin perjuicio del desgaste derivado del uso ordinario y del paso del tiempo.
Qué significa este apartado
Deja claro para qué sirve el documento y marca un límite importante: el desgaste normal por el uso y el paso del tiempo no es imputable al inquilino. Este apartado protege también al arrendatario, porque impide que se le reclame por un deterioro razonable de una vivienda usada durante años.
Arrendador/a: [Nombre del arrendador]. Fecha: [Fecha].
Arrendatario/a: [Nombre del arrendatario]. Fecha: [Fecha].
Qué significa este apartado
La firma de ambas partes es lo que convierte esta descripción en un documento con valor probatorio pleno frente a un simple listado unilateral del propietario. Sin la firma del inquilino, el inventario sigue siendo útil pero pierde parte de su fuerza si acaba discutiéndose.
Descarga el inventario de vivienda en Word
Tablas listas por estancia —salón, cocina, dormitorios, baños— más el apartado de contadores y el anexo fotográfico. Se completa el mismo día de la entrega de llaves.
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En qué momento del alquiler encaja cada documento.
Frente al recibo de alquiler
El inventario se firma una vez, al principio; el recibo se repite cada mes durante toda la vigencia del contrato. Uno describe la vivienda, el otro certifica un cobro. Cuando el arrendamiento ya está en marcha, lo que corresponde emitir es la plantilla de recibo de alquiler, no un nuevo inventario.
Frente a la carta de no renovación
Son casi los extremos opuestos del mismo arrendamiento: el inventario abre la relación documentando el estado inicial, la carta de no renovación la cierra anunciando que no habrá una prórroga más. Cuando se acerca ese momento, conviene repasar la plantilla de carta de no renovación de contrato y volver a comparar la vivienda con este mismo inventario.
Descuidos típicos al hacer un inventario.
Firmarlo días después de entregar las llaves
Un inventario firmado una semana después, cuando el inquilino ya se ha instalado y ha podido usar la vivienda, pierde parte de su valor como fotografía del estado inicial. Debe firmarse el mismo día de la entrega.
Solo anotar desperfectos, no el estado general
Registrar únicamente lo que ya está roto y dar por sentado que el resto «está bien» deja sin referencia todo lo que hoy funciona correctamente, que es precisamente lo que más interesa comparar a la salida.
No repetir el inventario a la salida
Sin un segundo inventario al final del contrato, comparado con el de entrada, la decisión sobre retener o no parte de la fianza se basa en impresiones y no en una comparación documentada.
Fotos sin fecha ni orden reconocible
Un lote de fotos sueltas, sin relación clara con cada estancia ni fecha verificable, pierde buena parte de su valor probatorio frente a fotos organizadas y numeradas como anexo del documento.
Confundirlo con una cláusula del contrato
Meter el inventario como un párrafo más dentro del contrato, en lugar de como documento independiente firmado el día de la entrega, dificulta actualizarlo o repetirlo a la salida sin tocar el contrato entero.
El inventario en papel se pierde. El digital, no.
En Zalach subes las fotos del inventario directamente desde el móvil y quedan archivadas junto a la unidad, con fecha y estancia identificadas, listas para comparar el día que el inquilino se marche. Gratis para 1 inmueble, sin tarjeta.
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No existe una obligación legal genérica de firmar un inventario, pero sin él la devolución de la fianza al final del contrato depende casi por completo de lo que cada parte recuerde o esté dispuesta a admitir. En la práctica es el documento que más discusiones evita al terminar un arrendamiento, precisamente porque no es obligatorio y por eso mucha gente lo salta.
No, son documentos distintos con funciones distintas. El contrato regula la relación entre las partes —renta, duración, obligaciones—; el inventario deja constancia del estado físico de la vivienda en un momento concreto, el de la entrega. Uno no sirve sin el otro, y ambos conviene firmarlos el mismo día que se entregan las llaves.
Es muy recomendable, aunque no imprescindible. Un segundo inventario a la salida, comparado con el de entrada, es la forma más objetiva de determinar si hay desperfectos imputables al inquilino que justifiquen retener parte de la fianza. Sin él, la comparación se hace de memoria, y la memoria de cada parte tiende a coincidir con sus propios intereses.
El inventario solo tiene valor probatorio pleno si lo firman ambas partes. Si el inquilino se niega, conviene al menos entregárselo por un medio que acredite su recepción, como un burofax o un email, y acompañarlo del reportaje fotográfico, que por sí solo sigue teniendo valor como prueba aunque no lleve la firma del inquilino.
Las fotos por sí solas acreditan un estado visual concreto pero no identifican qué elementos había ni en qué estado de funcionamiento se entregaron —una nevera puede parecer intacta por fuera y no enfriar—. El documento escrito y las fotos se complementan: uno describe, las otras evidencian.
Sí, precisamente porque está nuevo conviene dejarlo escrito: es la referencia frente a la que se comparará su estado a la salida. Anotar solo los desperfectos existentes y dar por hecho el resto deja sin cubrir el desgaste que pueda producirse en lo que hoy está en perfecto estado.
No exactamente. El inventario acredita el estado a la entrega, no cubre averías posteriores por uso normal, que salvo pacto distinto suelen correr a cargo del propietario como parte del mantenimiento de la vivienda. Lo que sí permite es distinguir una avería de un daño causado por mal uso, algo que sin inventario previo es mucho más difícil de probar.
Aviso legal
Esta plantilla es un modelo orientativo de uso general y no constituye asesoramiento jurídico. Cada arrendamiento tiene circunstancias propias y la normativa aplicable puede variar según la comunidad autónoma y el momento. Antes de firmar, revisa el contrato con un profesional. Zalach no se responsabiliza del uso que se haga de este modelo.
Más modelos del ciclo del alquiler.
Recibo de alquiler
El documento que se emite mes a mes durante todo el arrendamiento, una vez el inventario ya se firmó al entregar las llaves.
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Carta de no renovación de contrato
El documento que anuncia el final del arrendamiento, el momento en el que este mismo inventario vuelve a ser útil para comparar el estado de salida.
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Contrato de alquiler de vivienda habitual
El inventario documenta el estado de la vivienda que regula este contrato: consulta el modelo completo con el texto comentado.
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