Documentos
¿Dónde queda guardado un archivo, sea cual sea su origen?
El archivo general de la organización: cualquier documento subido, generado o firmado en Zalach termina aquí, enlazado a su entidad y clasificado por tipo.
Archivo documental
Todos los documentos de tu alquiler, en un solo sitio
Contratos, DNI, seguros y recibos guardados junto a su inmueble, contrato o inquilino, con vista previa y descarga en un clic
Disponible desde el plan Pro
En el plan gratuito: filtros combinados por entidad y por tipo, vista previa integrada, con descarga individual o en ZIP y enlaces seguros de subida con caducidad y usos limitados. También requiere Pro: plantillas de contrato y factura integradas en el mismo sistema.
Qué es
Un archivo, no una carpeta más
Un contrato de alquiler genera un flujo constante de documentos -el contrato firmado, el DNI del inquilino, la escritura, el recibo del IBI, la póliza del seguro- y cuando cada documento vive en una carpeta distinta o en el correo, encontrar el que hace falta en el momento adecuado se convierte en el problema.
Centralizado, no disperso
Cada documento queda enlazado a la propiedad, unidad, contrato, inquilino o factura al que pertenece, en vez de vivir suelto en una carpeta genérica.
Clasificado por tipo
Contrato, DNI/NIE, justificante de pago, escritura, recibo del IBI, seguro u otro: cada archivo lleva su etiqueta desde el momento en que se sube.
Compartible sin dar acceso
Cuando quien tiene que aportar un documento es alguien externo, un enlace de subida resuelve el envío sin necesidad de una cuenta en Zalach.
El problema
Sin un archivo único, un documento concreto tarda en aparecer
Los documentos de cada alquiler se dispersan entre carpetas, correo y papel
Sin un lugar único donde se guarde cada contrato, DNI o recibo enlazado a su inmueble o inquilino, localizar un documento concreto meses después implica rebuscar en varios sitios a la vez.
Pedir un documento a un inquilino o proveedor por correo no queda organizado
Recibir un DNI o un justificante por email obliga a descargarlo y clasificarlo a mano después, con el riesgo de que se quede olvidado en la bandeja de entrada sin llegar nunca al expediente del contrato.
No hay forma de compartir un documento puntual sin dar acceso a todo
Enviar un documento sensible por un canal no controlado, o dar acceso completo a la aplicación solo para que alguien suba un archivo, expone más información de la necesaria para una gestión concreta.
Compartir sin dar acceso a Zalach
Un enlace para un documento, no una cuenta para toda la aplicación
Pedir un DNI, un seguro o un justificante a alguien externo no debería significar compartir credenciales de acceso a Zalach ni perseguir el archivo por correo. Un enlace de subida resuelve justo esa petición, y solo esa.
Un enlace por petición, ligado a su destino
El enlace ya sabe a qué propiedad, unidad, contrato, inquilino o factura pertenece el documento que pides: quien lo recibe solo tiene que subir el archivo, no elegir dónde va.
Usos y caducidad que tú configuras
Cada enlace admite entre 1 y 999 usos, con 20 usos por defecto si no cambias nada, y una caducidad en días que también fijas tú.
Sin cuenta en Zalach para quien lo recibe
La persona que sube el archivo entra por el enlace, sin necesidad de registrarse ni de tener credenciales de la aplicación.
Hasta 20 MB por archivo
La subida por enlace admite archivos de hasta 20 MB, algo más que los 10 MB de la subida directa desde Documentos.
Capacidades
Todo lo que incluye la gestión documental
Documentos enlazados a propiedad, unidad, contrato, inquilino o factura
Al abrir un contrato o un inquilino concreto en Zalach, sus documentos aparecen ya agrupados a su alrededor, sin tener que rebuscarlos por separado.
PRO
Clasificación por tipo de documento
Cada archivo se etiqueta como contrato, DNI/NIE, justificante de pago, escritura, recibo del IBI, seguro u otro, lo que permite filtrar y encontrar rápidamente un tipo concreto de documento entre todos los almacenados.
PRO
Filtros combinados por entidad y por tipo
El listado general de documentos se puede acotar simultáneamente por tipo de entidad (propiedad, contrato, inquilino...) y por tipo de documento, útil cuando se gestionan decenas de inmuebles y cientos de archivos.
Vista previa integrada, con descarga individual o en ZIP
Los documentos en PDF y las imágenes se abren en un visor dentro de la propia aplicación sin descargarlos antes, y desde ahí se pueden descargar sueltos o de golpe en un único ZIP con todo el filtro aplicado, por ejemplo todos los contratos de una propiedad concreta.
Enlaces seguros de subida con caducidad y usos limitados
Para pedir un documento a alguien externo se genera un enlace de subida configurado con un número de días de validez y un número máximo de usos, sin necesidad de compartir credenciales de acceso a la aplicación.
Dónde encaja
Guardar un documento y generar uno son dos pasos distintos
Plantillas
¿Con qué texto e imagen de marca se genera un contrato o una factura nuevos?
El editor de plantillas de contrato y factura de cada organización. Lo que se genera con ellas se archiva automáticamente en Documentos al terminar.
Ver plantillas de contratoEditar una plantilla no toca ningún documento ya generado con la versión anterior: los documentos archivados no se regeneran solos cuando cambia la plantilla que los originó.
Dudas frecuentes
Preguntas sobre la gestión documental
Cada documento se sube a través de la sección Documentos y queda enlazado a la propiedad, unidad, contrato, inquilino o factura al que pertenece, además de clasificado por tipo (contrato, DNI, seguro, etc.).
Sí. Aplicando el filtro de entidad correspondiente puedes descargar un ZIP con todos los documentos que cumplen ese filtro, en lugar de descargarlos uno a uno.
Generando un enlace de subida seguro desde Documentos, con una caducidad y un número de usos configurables. La persona sube el archivo por ese enlace sin necesitar una cuenta en Zalach, y el enlace en sí no se guarda en claro: Zalach conserva solo su huella, igual que el resto de tokens sensibles de la plataforma.
No como descarga genérica. Zalach incluye un editor de plantillas de contrato y factura propio de cada organización, que se aplica automáticamente al generar esos documentos y quedan después archivados junto al resto de la documentación.
Contrato, DNI/NIE, justificante de pago, escritura, recibo del IBI, seguro u otro. La clasificación permite filtrar rápidamente por el tipo de documento que necesitas.
Depende de qué parte: en gestión documental conviven acciones gratuitas y acciones de pago. El plan gratuito incluye filtros combinados por entidad y por tipo, vista previa integrada, con descarga individual o en ZIP y enlaces seguros de subida con caducidad y usos limitados. Necesitan Pro: documentos enlazados a propiedad, unidad, contrato, inquilino o factura, clasificación por tipo de documento y plantillas de contrato y factura integradas en el mismo sistema.
Sigue por aquí
Lo que rodea al archivo de un alquiler
Descubre también los contratos firmados con firma electrónica se archivan aquí automáticamente y consulta cómo se gestionan los contratos de alquiler en Zalach.
Esta funcionalidad forma parte de nuestra gestión inmobiliaria.
Empieza tu archivo
El primer documento de cualquier archivo de alquiler es el contrato firmado. Si aún no lo tienes redactado, parte de uno de nuestros cinco modelos comentados y adáptalo a tu caso: descargarlos es gratis y solo pide crear una cuenta de Zalach.
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